Vacature details

Medewerker Receptie Utrecht

  • Locatie: Utrecht, Nederland

Arbeidsvoorwaarden

Jouw inzet en resultaat wordt beloond met een marktconform salaris en goede primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden. Hieronder staan voorbeelden. Sommige voorwaarden zijn tijdelijk niet van toepassing door COVID-19.

  • Je neemt deel aan het OTTO Developmentprogramma met trainingen gericht op communicatie, leiderschap en Six Sigma aangevuld met taalcursussen, VCU, BHV, BOI etc.;
  • Talenten bieden wij kans om deel te nemen aan het High Potentials Programma bestaande uit professionele trainingen, internationale projecten en persoonlijke coaching;
  • Je kunt bij ons kosteloos en onbeperkt fitnessen bij Fit For Free of Fitklub;
  • We organiseren 4-wekelijks het OTTO Café, waar we gezellig de periode afsluiten op een inspirerende locatie in Nederland onder het genot van een borrel;
  • Ieder kwartaal komen alle stafmedewerkers in Nederland bij elkaar op een inspirerende locatie om het laatste nieuws en resultaten met elkaar te delen. Aan het einde van het jaar is dit in de vorm van een sfeervol kerstdiner;
  • We gaan jaarlijks op Teambuildingsweekend om elkaar nog beter te leren kennen en de internationale samenwerking te vieren. We zijn bijvoorbeeld al naar Istanbul en Barcelona geweest;
  • Ook besteden we graag aandacht aan de funfactor in je werk want genieten hoort erbij!

Functie-eisen

  • MBO niveau;
  • Een goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal. Beheersing van de Poolse taal is een pré;
  • Kennis en ervaring van het Office pakket. Met name Outlook, Word en Excel;
  • Kan discreet omgaan met vertrouwelijk informatie en bent stressbestendig;
  • Een flexibele mentaliteit en je kan omgaan met dynamische situaties;
  • Een proactieve instelling en je denkt vooruit.

Functieomschrijving

Als Medewerker Receptie op ons kantoor in Utrecht ben je het eerste aanspreekpunt van OTTO voor klanten en collega’s. Je bent verantwoordelijk voor het aannemen van de telefoon en het doorverbinden naar de juiste afdeling of persoon. Verder beheer je de spreekkamers en zorg je ervoor dat alles netjes blijft. Je verricht verschillende administratieve taken en ondersteunt daarmee de directie, het management en de medewerkers.

Wij zijn op zoek naar een zelfstandige medewerker die ons in Utrecht kan komen versterken. Je beschikt over een enthousiaste en sterke persoonlijkheid en je weet echt van aanpakken. Hierbij zet je ongevraagd een stap extra.

Wat ga je concreet doen?

  • Je ontvangt de gasten in Utrecht;
  • Je beheert de telefooncentrale;
  • Je beheert de spreekkameragenda;
  • Je ondersteunt de directie, het secretariaat en de managementleden op het gebied van kopie-en scanwerkzaamheden;
  • Je verzorgt klein huishoudelijk werk zoals de controle van ontvangsthal, spreekkamers en de keuken;
  • Je bent verantwoordelijk voor onderhoud van het Starbucks apparaat;
  • Je zorgt voor een juiste uitvoering van het Clean Desk Policy op kantoor;
  • Je bent verantwoordelijk voor een juist voorraadbeheer en bestelling van kantoorartikelen zowel huishoudelijk als facilitair;
  • Je verricht lichte administratieve werkzaamheden;
  • Je bent verantwoordelijk voor het ontvangen, verwerken en versturen van post;
  • Je maakt e-cards;
  • Je ondersteunt stafcollega’s met lichte interne controles waaronder VCU documenten en kijkt of deze goed worden bij gehouden per medewerker.

Bedrijfsinformatie

OTTO is een groeiende organisatie. De informele multiculturele werkomgeving zorgt voor een prettige en persoonlijke werksfeer. Met gedrevenen en enthousiaste collega’s streven we samen naar het beste bedrijfsresultaat.